Verwaltungsangestellte/r (m/w/d) in Teilzeit 50 % der regelmäßigen Arbeitszeit)

Sie betreuen im Geographischen Institut eines von insgesamt vier Sekretariaten. Ihr Aufgabenschwerpunkt wird die Betreuung der Personalangelegenheiten der Hilfskräfte sowie der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen sowie das Abwesenheitsmanagement sein. Innerhalb dieses vielfältigen und verantwortungsvollen Aufgabenbereichs sind Sie die zentrale Ansprechperson für alle zugeordneten Institutsangehörigen sowie die Studierenden. Ferner werden Sie im Rahmen der Vertretungsregelung bei urlaubsbedingten und sonstigen Abwesenheiten weitere sekretariatsnahe Tätigkeiten durchführen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Abwicklung der anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsangelegenheiten mit folgenden Schwerpunkten:

• Unterschriftsreife Vorbereitung von Personalvorgängen
• Serviceorientierte Kommunikation mit Studierenden, Lehrenden und Mitarbeiter/innen des Instituts sowie universitätsinterne und -externe Kommunikation
• Schriftverkehr, Schreibarbeiten
• Materialbeschaffung und –ausgabe
• Terminverwaltung

Um die interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit ausüben zu können, verfügen Sie über eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwandten Bereich hinaus über folgende Qualifikationen:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Ausbildung
• Organisationstalent, Belastbarkeit, Kommunikations- und Teamfähigkeit;
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift;
• im Rahmen unseres immer internationaler werdenden Personals sind grundlegende Englischkenntnisse in Wort und Schrift notwendig;
• Sicherheit im Umgang mit Büro-Software und Erfahrung mit den Softwareprodukten der RUB bzw. Bereitschaft sich in diese einzuarbeiten.