Ruhr-Universität Bochum

Office Manager/in

Online seit
29.03.2018 - 14:39
Job-ID
BO-2018-03-17-172947
Jobtyp
Verwaltungsangestellte(r)

Beschreibung

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.

Wir, das Zentrum für angewandte Pastoralforschung (Lehrstuhl Pastoraltheologie) sind ein junges und engagiertes Team unter der Leitung von Prof. Dr. Matthias Sellmann. Wir suchen zum nächstmöglichen Termin eine/n Office-Manager/in als Verwaltungsangestellte/n in Teilzeit (20,00 - 30,00 Std./Wo.), projektbezogen befristet bis zum 31.12.2021. Bitte teilen Sie uns ihren gewünschten Stellenumfang in der Bewerbung mit.

Das ZAP ist ein junges Institut, das mit vielen kirchlichen und auch gesellschaftlichen Kooperationspartnern Veränderungsprozesse im Sinne einer modernen katholischen Kirche durchführt. Das Wachstum der letzten Jahre war schnell. Außerdem steht ein Ausbau der Strukturen in großem Umfang an. Bitte beachten: Das ZAP hat seinen Sitz nicht am RUB-Campus, sondern in Bochum-Langendreer (Bonifatiusstrasse 21c, 44892 Bochum). Ab Frühjahr 2020 ist ein Umzug in den Gründer-Campus der RUB (früher Verwaltungsgebäude von Opel) vorgesehen.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

  • Projektbezogene Korrespondenz des Direktors (Telefon, Mail, Brief, Reisen, Terminkoordination) sowie Kontakt - und Netzwerkpflege
  • Verwaltungstechnische Betreuung der Drittmittelprojekte, der Finanzstellen und der Liquiditätsplanungen (Volumen ca. 5 Mio) in enger Kooperation mit dem RUB-Dezernat 4
  • Verwaltungstechnische Betreuung der geplanten Kursformate und Aufbaustudiengänge
  • Führung/Überwachung der Haushaltskonten/Listen, Rechnungsbearbeitung, Beschaffungsvorgänge, Inventarisierung Angebotseinholung, Preisvergleiche sowie Controlling aller Vorgänge
  • Personalangelegenheiten für alle Beschäftigungskategorien für die z.Zt. 10 Personen  (Vorbereitung von Einstellungs-/Verlängerungsanträgen, Terminüberwachung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Mitwirkung bei Stellenausschreibungen usw.)
  • Vorbereitung und Abwicklung der kompletten Logistik von (Groß)Veranstaltungen (wie Buchungen, Absprachen mit Catering und Gewerken, Werbung, Abrechnung, TN-Listen usw.); auch international
  • Vorbereitung und Abwicklung von Script- und Publikationsprojekten (inkl. Grafik und Layout)
  • Pflege von Homepages und social-media-Kanälen; Verfassen kleinerer PR-Stories
  • Eigenständige Entwicklung von standardisierten Büro-Abläufen
  • Repräsentation im Haus bei externen Besuchen; allg. Logistik im zap
  • Erstellung von Projektdokumentationen und -ablagen

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst mit idealerweise guten bis sehr guten Zeugnissen
  • Gewünscht wird eine mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in den oben genannten Tätigkeitsfeldern
  • Sehr gute sprachliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • Gewünscht wird Erfahrung in den Verwaltungsroutinen der RUB
  • Vertiefte und vielseitige Kenntnisse und Erfahrungen mit der EDV (Microsoft Office, v.a. Word & Excel, Seriendruck, Layout-Programme, Buchhaltungsprogramme, Internet)
  • Englischkenntnisse sind wünschenswert

Folgende Eigenschaften setzen wir voraus:

  • Organisationstalent und Analysefähigkeit bei komplexen Abläufen
  • Hohe Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
  • Eigenständiges, systematisches und transparentes Arbeiten
  • Freundliches, sicheres, verbindliches Auftreten
  • Kreativität
  • Belastbarkeit
  • Diskretion und Loyalität gegenüber Vorgesetzten

Wir bieten:

Bewerben Sie sich auf einen Arbeitsplatz im dynamischen Umkreis von Wissenschaft, Kultur und Kirche. Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen bzw. tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 8 TV-L.

Zielgruppe:

Diese Ausschreibung richtet sich auch an befristet bzw. unbefristet beschäftigtes Personal (nach TV-L)  der Ruhr-Universität Bochum.

Sind Sie interessiert?

Wenn Sie Interesse an der ausgeschriebenen Stelle haben, dann senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung bitte bis zum 30.4.2018 per Post (bitte nur in Kopien, keine Originale) oder per E-Mail (in einem pdf-Dokument) an Herrn Michael Swiatkowski: michael.swiatkowski@rub.de.

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall für Vorstellungsgespräche werden nicht erstattet.

Wir wollen an der Ruhr-Universität Bochum besonders die Karrieren von Frauen in den Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, fördern und freuen uns daher sehr über Bewerberinnen. Auch die Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und gleichgestellter Bewerber und Bewerberinnen sind herzlich willkommen.

 

Anforderungsprofil

siehe Beschreibung

Art der Beschäftigung

nach Vereinbarung

Vergütung

E8, TV-L

Kontaktdaten

Ansprechpartner
Herr Prof. Dr. Prof. Dr. Matthias Sellmann
Einsatzort
Bonifatiusstrasse
21c
44892 Bochum
Deutschland
Telefon
+49 234 3225662
E-Mail

Weitere Informationen

Institut / Einrichtung
"Zentrum für angewandte Pastoralforschung" am Lehrstuhl für Pastoraltheologie
Zeitraum der Beschäftigung
50-75% je nach Möglichkeit
Bewerbungsfristende
Montag, 30. April 2018 - 23:59